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Come spedire e ricevere fax su internet

Ci sono diversi modi per spedire e per ricevere un fax tramite la rete internet, alcuni metodi utilizzano dei software, mentre altri si basano su alcuni servizi fax online. Entrambi hanno pro e contro.

Come funziona un fax online

E' un servizio che permette di spedire e ricevere i fax tramite il Web e senza avere un dispositivo fax in casa. Sono particolarmente utili e pratici. Si tratta però di servizi a pagamento.

Quando ti registri a un servizio fax online ti viene assegnata una login personale e password, per accedere a un'area riservata, e un numero telefonico virtuale per ricevere i fax dall'esterno.

Nell'area riservata puoi leggere i fax arrivati ( Fax In ) e ordinare la spedizione di quelli in uscita ( Fax Out ).

Cosa ti serve per usare un Fax online?

Per spedire/ricevere un fax devi avere:

  1. un computer
  2. un collegamento a internet
  3. uno scanner

Non devi installare nessun software, né avere un hardware particolare sul tuo computer.

Come spedire un fax tramite internet

Come prima cosa, devi trasformare il documento in un file digitale. Quindi, se si tratta di un documento cartaceo, puoi acquisire l'immagine tramite uno uno scanner e salvarla come file sul tuo computer.

la scannerizzazione del documento cartaceo

Lo scanner non ti serve se il documento che vuoi spedire è già un file digitale, ad esempio un documento scritto in Word.

Una volta trasformato in un formato digitale ( es. .DOC, .PDF, ecc. ), si seleziona il file tramite la piattaforma e indica al fax online il numero di telefono del destinatario.

la spedizione del file online

Il server fax del servizio prende in consegna l'ordine e comincia la spedizione automaticamente, facendo diversi tentativi se il numero chiamato è occupato.

la spedizione del fax tramite il server online ( FAX OUT )

Alla fine il servizio online ti restituisce la ricevuta con l'esito della spedizione. In genere viene spedita all'indirizzo email dell'utente e aggiunta nella cronologia dei fax spediti tramite la piattaforma.

La spedizione può essere multipla e pianificata

La spedizione del fax online è spesso associata ad alcune funzionalità particolarmente utili.

Ad esempio, puoi impostare la spedizione multipla via fax di uno documento a più numeri di telefono. Il server fax provvede automaticamente a chiamarli tutti e a spedire il fax.

Puoi anche pianificare in anticipo la trasmissione del fax ( singolo o multiplo ) a una particolare data e ora. Il server fax prende in carico l'ordine ma esegue la spedizione programmata del fax soltanto al momento che gli hai indicato. Non prima.

Come ricevere un fax online

Dopo la registrazione al servizio fax online ti viene assegnato un numero di telefono virtuale che ti permette di ricevere i fax in entrata. Si tratta di un numero di telefono dedicato, quindi puoi usarlo per comunicarlo ai tuoi clienti o fornitori, stamparlo sui biglietti da visita, ecc.

Quando qualcuno ti spedisce un fax a questo numero, il server fax lo riceve, lo digitalizza in un file PDF e ti spedisce una notifica via email per avvisarti che hai un fax da leggere.

la notifica di un file appena ricevuto

A questo punto, tu non devi far altro che entrare nella piattaforma e leggere il contenuto del fax. Essendo un file digitale, puoi anche salvarlo e archiviarlo sul tuo computer oppure stamparlo con la tua stampante.

la ricezione del file, la stampa e il salvataggio sul PC

Alcuni servizi ti inviano direttamente il fax come allegato del messaggio email di notifica. In quest'ultimo caso non devi nemmeno entrare nella piattaforma per leggerlo, ti basta aprire l'allegato.

Chi può spedirti un fax?

Chiunque può inviarti un fax usando qualsiasi apparecchio fax tradizionale oppure un servizio online. Dal punto di vista di chi spedisce non cambia nulla, gli basta conoscere il numero di telefono dove chiamare, né sa che si tratta di un servizio di fax online

Quali sono i pro e i contro dei servizi Fax In / Out online

I principali vantaggi sono i seguenti:

  1. non devi installare un software sul tuo computer
  2. non devi acquistare nessuna periferica hardware fax
  3. puoi leggere i fax arrivati da qualsiasi dispositivo e devide ( PC, tablet, smartphone )
  4. la tua linea telefonica non viene occupata quando ricevi o spedisci un fax

Il principale svantaggio è che si tratta di un servizio a pagamento. Le condizioni e le tariffe variano sensibilmente a seconda dell'operatore.

In genere, la spesa è suddivisa in un costo variabile e in un costo fisso.

  1. viene applicato un costo variabile per ogni pagina spedita o ricevuta tramite il fax online
  2. alcune piattaforme prevedono anche un costo fisso per chi vuole avere un numero telefonico dedicato per i fax entranti.

Dove trovare un servizio fax online?

In quest'elenco inserisco alcune piattaforme di fax online che conosco. Non sono collegato a questi servizi, quindi se ne conosci altri altrettanto affidabili e utili, indicameli e li aggiungo alla lista.

  1. Messagenet. È un operatore web italiano. Tra i vari servizi di telefonia ( SMS, VOIP ) offre anche quelli di Fax In e Fax Out. Oltre ai piani a pagamento c'è anche una soluzione freefax gratuita che permette di ricevere fino a 3 fax al mese su un numero di telefono con prefisso a scelta. Mi sembra abbastanza completo.
  2. HelloFax. È un operatore straniero. Ha anche una soluzione fax gratis per spedire documenti con meno di cinque pagine ma non consente di spedire i fax. La spedizione di un fax si può fare soltanto con il piano a pagamento. Il sito è in lingua inglese, non c'è la versione italiana.